Księgowi często marzą o tym, aby posiadać własne biuro rachunkowe. Popyt na usługi księgowe sprawia, że wiele osób, które nie mają wiele wspólnego z księgowością, również myśli o otwarciu biura rachunkowego. Czego potrzebujemy, aby otworzyć biuro księgowe i świadczyć usługi rachunkowe? Odpowiadamy. 

Wykształcenie? I tak, i nie

Prowadzenie biura rachunkowego wymagało niegdyś posiadania odpowiednich licencji i uprawnień. Zawód księgowego został jednak uwolniony, na skutek czego każdy może dziś prowadzić biuro rachunkowe. Nie jest wymagane wykształcenie wyższe, a tym bardziej wykształcenie kierunkowe. Pytanie tylko, czy rzeczywiście osoba bez przygotowania poradzi sobie w roli managera biura rachunkowego? I tak, i nie. Wykształcenie rachunkowo-finansowe z pewnością będzie bardzo, ale to bardzo przydatne. Nie chodzi o to, aby właściciel sam prowadził księgowość klientów. Uproszczona, a tym bardziej pełna księgowość wymaga poświęcenia dużej ilości czasu. Tejże właściciel firmy często po prostu nie ma. Niemniej jednak rozwiązywanie jakichkolwiek sporów w tematyce księgowej wymaga odpowiedniego przygotowania. Właściciel może oczywiście zatrudnić głównego księgowego, lecz musi to być osoba godna zaufania. Co więcej, bez odpowiedniego wykształcenia od początku musimy zatrudniać pracowników. To zaś generuje znaczne koszty prowadzenia działalności.

Dobra lokalizacja

Biuro rachunkowe może co prawda działać w sieci, jednak wciąż najpopularniejsze są stacjonarne biura rachunkowe. Co za tym idzie, biuro musi posiadać dobrą lokalizację. Najlepiej, gdy znajduje się ono w miejscu, w którym działa wiele firm. Ich właściciele często stawiają na lokalne biura, do których mają po prostu blisko. Pozwala to zaoszczędzić sporo czasu, a dodatkowo pieniędzy. Biuro rachunkowe powinno posiadać także parking dla zmotoryzowanych. Na szczęście nie ma obecnie żadnych specjalnych norm odnośnie tego, jak ma wyglądać sam lokal. Często początkujący księgowi prowadzą biuro rachunkowe w swoim mieszkaniu. Teoretycznie jest to możliwe, jednak jeśli chcemy zatrudnić pracowników, lepiej wynająć lokal gospodarczy. Klienci wolą spotykać się z księgowym na neutralnym gruncie, jakim z pewnością nie jest mieszkanie właściciela biura. 

Program księgowy i sprzęt

Co trzeba mieć aby otworzyć biuro rachunkoweKsięgowość możemy prowadzić na papierze, jednak w dzisiejszych czasach nikt już tego nie robi. Dlaczego? Teraz o wiele popularniejsze są programy komputerowe. Znacznie ułatwiają nie tylko prowadzenie księgowości, ale i kontakt z urzędem skarbowym. Nie możemy zapominać o tym, aby zakupić dobrej jakości sprzęt komputerowy. Nowoczesne programy często nie działają na starych komputerach. Jakie program wybrać? Każdy księgowy ma swój ulubiony, jednak musimy zwrócić uwagę na kilka aspektów. Przede wszystkim postawmy na taki, który nadaje się do prowadzenia księgowości firm działających w różnych branżach. Program musi być kompatybilny na przykład z programem magazynowym lub do fakturowania. Wbrew pozorom na te aspekty bardzo często zwracają uwagę klienci. Dodatkowo musimy uwzględnić także wysokość opłaty za licencję. Zwykle im bardziej zaawansowany program, tym opłata wyższa. Niemniej jednak dzięki niemu możemy w tym samym czasie obsłużyć więcej firm. Przekłada się to na większe zyski. Koszt wykupienia licencji musimy uwzględnić w cenniku biura rachunkowego, podczas ustalania cen za usługi. W kontekście sprzętu do biura rachunkowego nie możemy zapomnieć o tak zwanych pomocach biurowych. Wyposażmy więc biuro w dobrą drukarkę, skaner czy kserokopiarkę. 

Ochrona danych

Właściciel biura rachunkowego odpowiada za ochronę powierzonych mu danych. Chodzi tutaj przede wszystkim o dane osobowe – dotyczy to kontekstu prowadzenia kadr i płac. Niemniej jednak biura rachunkowe często mają dostęp do danych poufnych czy wrażliwych. Nie obejdzie się więc bez odpowiednich zabezpieczeń. Będą one gwarancją tego, że dane nie wpadną w niepowołane ręce. Niestety, zabezpieczenia trudno jest ustalić we własnym zakresie. Nie wystarczy bowiem hasło na maila czy do komputera. Tutaj potrzebna nam będzie pomoc doświadczonego informatyka. Ustalenie zabezpieczeń jest bardzo istotne jeszcze przed przyjęciem pierwszego klienta.

Baza klientów

Obecnie na rynku panuje duża konkurencja wśród biur rachunkowych. Nie musimy oczywiście posiadać ich jeszcze przed otwarciem biura, jednak warto mieć kilku na początek działalności. Zanim bowiem uda nam się pozyskać większą liczbę klientów, będziemy osiągać jakiekolwiek przychody. Podpytajmy wśród znajomych czy rodziny, czy ktoś nie potrzebuje księgowego. Jest to dobry sposób na pozyskanie pierwszych klientów. Z czasem rozbudujemy ich bazę. Do tego jednak potrzebna nam będzie dobra reklama. Możemy promować się we własnym zakresie lub skorzystać z pomocy specjalisty. Dobrym rozwiązaniem jest przekazanie kwestii stworzenia i pozycjonowania strony internetowej specjaliście. Chodzi o to, aby nasza firma była widoczna w sieci. Dobra reklama to przepis na sukces. To samo dotyczy usług księgowych, czyli biur rachunkowych.