Wszystkie firmy na określonym etapie rozwoju przenoszą również swoje siedziby. Jest to niejednokrotnie związane z chęcią podniesienia jej prestiżu w związku z nową lokalizacją czy przekonaniem do siebie jak najszerszych grup klientów. W dzisiejszym artykule przygotowaliśmy poradnik dla wszystkich tych, którzy planuję zorganizowanie przeprowadzki firmy. Dzięki niemu jej przygotowanie i przeprowadzenie będzie znacznie prostsze. Wykorzystaj nasze porady, a przeprowadzka firmy będzie szybka i sprawna!

 

Przeprowadzka firmy – od czego trzeba zacząć? 

Zorganizowanie przeprowadzki firmy to wbrew pozorom nie jest prosta sprawa. Zmiana siedziby przedsiębiorstwa wiąże się nie tylko z koniecznością zrobienia nowej pieczątki firmowej czy szyldu. Jest to również oczywiście związane z potrzebą przewiezienia w szybki i bezpieczny sposób wszystkich przedmiotów i sprzętów znajdujących się na stanie firmy. Zorganizowanie przeprowadzki firmy nie jest proste. Zwłaszcza, jeśli firma jest duża, a na jej majątek składa się wiele cennych urządzeń. Jak zatem zorganizować przeprowadzkę biura w sprawny i bezstresowy sposób?

 

Najważniejsza kwestia: poinformuj wszystkich pracowników o planowanej zmianie

Prawdziwym priorytetem jest poinformowanie o planowanych zmianach wszystkich zatrudnionych w firmie pracowników. Dzięki temu będą oni mieli odpowiednio dużo czasu na to, aby przygotować się do wprowadzanych zmian. Często przeprowadzki firm wiążą się z koniecznością znacznego przeorganizowania dojazdów do pracy. Z tego względu trzeba dać swoim pracownikom czas na to, aby przyzwyczaili się do nowej sytuacji. Dobrze jest wspólnie z pracownikami przedyskutować zaplanowaną przeprowadzkę i zapytać ich o zdanie co do konkretnych planowanych przez nas lokalizacji. W ten sposób będziemy mogli wysłuchać ich próśb czy rad, które mogą okazać się niezwykle cenne. Jeśli postąpimy w ten sposób, zatrudnieni pracownicy na pewno bardzo chętnie wezmą udział we wszystkich czynnościach związanych z organizacją przeprowadzki firmy. 

Najgorszą rzeczą, której w żadnym wypadku nie wolno zrobić żadnemu właścicielowi firmy, to postawić swoich pracowników przed faktem dokonanym. Poinformowanie swoich pracowników tydzień przed przeprowadzką o planowanych zmianach z pewnością nie spotka się z ich entuzjazmem. Muszą mieć oni odpowiednio dużo czasu, aby przygotować się do zaplanowanej przeprowadzki firmy. Wtedy na pewno pomogą nam w zorganizowaniu przeprowadzki i wszystko przebiegnie w przyjaznej atmosferze.

 

Przygotuj plan przeprowadzki 

Aby przeprowadzka firmy została przeprowadzona w odpowiedni sposób, trzeba ją dobrze zaplanować krok po kroku. Jeśli tak uczynimy, na pewno przebiegnie ona bardzo sprawnie. Można na przykład na kartce papieru spisać cały harmonogram zaplanowanych działań. Na pewno ułatwi to późniejszą pracę. Pierwszym punktem w planie przeprowadzki musi być oczywiście określenie jej terminu. Z wybieraniem terminu nie wolno zwlekać – wiele firm transportowych ma bardzo dużo klientów, dlatego przeprowadzkę trzeba planować z odpowiednio dużym wyprzedzeniem.

Warto też oszacować, ile mniej więcej czasu zajmie nam przeprowadzka. Najlepiej, gdyby zajęło to maksymalnie jeden dzień. W ciągu jednego dnia bez zbędnego pośpiechu uda nam się zrealizować całą przeprowadzkę. Warto wiedzieć, że najlepszym terminem na zorganizowanie przeprowadzki firmy jest oczywiście sobota lub niedziela. Jest to związane z tym, iż w weekend zdecydowana większość firm nie pracuje, dlatego w związku z przeprowadzką nie będzie konieczności wstrzymania działalności firmy. Jeśli przedsiębiorstwo ze względu na przeprowadzkę nie działałoby w tygodniu, odbiłoby się to na jej wynikach finansowych oraz opiniach wśród klientów. 

 

Jak spakować się na przeprowadzkę firmy? 

Najważniejszym etapem jest oczywiście pakowanie wszystkich przedmiotów należących do firmy. Zanim do tego dojdzie, trzeba jednak wytypować wśród pracowników kilka osób, które będą odpowiedzialne za przeprowadzenie specjalnego spisu całego majątku przedsiębiorstwa oraz oszacowanie jego masy. W ten sposób łatwiej będzie później przeprowadzić operację pakowania. Wszystkie szklane przedmioty oraz urządzenia elektroniczne trzeba dobrze zabezpieczyć na czas transportu. Jest to niezwykle istotne, ponieważ jeśli o tym zapomnimy, może okazać się, że cenne przedmioty wylądują na samym dnie kartonów i mogą ulec znacznemu uszkodzeniu. 

Do pakowania trzeba mieć przygotowane nie tylko kartony i pudła, ale również specjalne folie ochronne. Należy w nie pozawijać wszystkie cenne urządzenia, dlatego w trakcie transportu nie ulegną żadnym uszkodzeniom. Podczas przenoszenia paczek z urządzeniami i innymi akcesoriami trzeba zachowywać szczególną ostrożność. Ponadto, wszystkie kartony i pudełka trzeba odpowiednio podpisać. Dzięki temu będziemy wiedzieli, co dokładnie znajduje się w środku. Po przewiezieniu kartonów na miejsce docelowe o wiele łatwiej będzie nam wypakowywać wszystkie urządzenia oraz zaoszczędzimy naprawdę ogromną ilość czasu. To bardzo ważne.